입주자대표회의 소집 절차와 의결 정족수

1. 누가 회의를 여나요

입주자대표회의는 관리규약으로 정하는 바에 따라 회장이 그 명의로 소집합니다. 정기회의를 한 달에 몇 번 여는지, 회의 며칠 전에 어떤 방법(문서·문자·게시판)으로 알리는지는 법이 아니라 단지 관리규약에 적혀 있습니다. 새로 임원이 되셨다면 관리규약의 입주자대표회의 운영 부분부터 한 번 읽어 두시는 것이 좋습니다.

근거: 공동주택관리법 시행령 제14조 제4항

2. 반드시 열어야 하는 경우 — 14일 이내

다음 중 하나에 해당하면 회장은 그날부터 14일 이내에 회의를 소집해야 합니다.

1. 입주자대표회의 구성원 3분의 1 이상이 청구할 때
2. 입주자등의 10분의 1 이상이 요청할 때
3. 전체 입주자의 10분의 1 이상이 요청할 때 (장기수선계획의 수립·조정에 관한 사항만)

회장이 이 기간 안에 소집하지 않으면 관리규약으로 정한 이사가 회의를 소집하고 회장의 직무를 대행합니다. 회장 한 사람의 사정으로 단지의 결정이 멈추지 않도록 만든 장치입니다.

소집을 청구할 때는 누가, 언제, 어떤 안건으로 청구했는지 문서나 문자처럼 기록이 남는 방법을 쓰세요. 14일을 세는 기준일이 분명해야 나중에 다툼이 생기지 않습니다. 청구서 사본은 관리사무소에도 전달해 두는 것이 좋습니다.

근거: 공동주택관리법 시행령 제14조 제4항

3. 몇 명이 찬성해야 가결인가요

입주자대표회의는 구성원 과반수의 찬성으로 의결합니다. 흔히 "출석한 6명 중 4명이 찬성했으니 가결"이라고 생각하기 쉬운데, 기준은 출석 인원이 아니라 구성원 수입니다.

여기서 구성원은 관리규약으로 정한 정원입니다. 다만 정원의 3분의 2 이상이 선출되어 있으면 선출된 인원을 구성원으로 봅니다.

마지막 줄처럼 결원이 많은 단지는 선출된 6명이 모두 찬성해야 겨우 가결됩니다. 보궐선거 전후로 기준 숫자가 바뀌므로, 결원이 생기면 그때마다 다시 계산해 두세요.

근거: 공동주택관리법 시행령 제4조 제3항, 제14조 제1항

4. 회의 전에 챙길 세 가지

1. 가결 기준 숫자를 자료 첫 장에 — 현재 선출 인원과 정원, "몇 명이 찬성해야 가결인지"를 적어 두면 회의 중 혼선이 없습니다.
2. 참석 가능한 날로 날짜 정하기 — 결정할 안건이 있는 회의는 과반이 올 수 있는 날을 먼저 확인합니다. 출석이 과반에 못 미치면 모두 찬성해도 가결이 안 됩니다.
3. 자료는 미리 나누기 — 회의 당일 처음 보는 자료로는 충분히 논의하기 어렵고, 결정이 다음 회의로 미뤄지기 쉽습니다.

5. 회의 뒤에는 찬반 수를 기록

회의록에 "원안 가결"이라고만 적으면 정족수를 채웠는지 나중에 확인할 방법이 없습니다. 참석자 명단과 안건별 찬성·반대·기권 수를 함께 남기세요. 외부회계감사에서도 공사·용역 계약의 근거가 된 의결이 정족수를 채웠는지 회의록으로 확인합니다.

회의록을 어떻게 작성하고 누구에게 공개해야 하는지는 회의록 작성·보관·공개 안내에 이어서 정리했습니다.

관리사무소 노트에서는

회의방의 날짜 투표에서 임원별 참석 가능 여부를 받으면, 과반이 되는 날짜를 바로 확인할 수 있습니다. 회의록 화면에는 참석자와 안건별 찬성·반대·기권 수를 적는 칸이 있어, 정족수 기록이 빠지지 않습니다. 입대의 회의방 화면 보기