입주자대표회의 회의록 작성·보관·공개 의무

1. 누가 쓰고 누가 보관하나요

입주자대표회의가 회의를 열면 회의록을 작성해 관리주체에게 보관하게 해야 합니다. 실무에서는 관리사무소가 초안을 쓰는 경우가 많지만, 법이 정한 작성 책임은 입주자대표회의에 있습니다. 초안을 받으면 임원이 내용과 찬반 수가 맞는지 확인하고 서명하는 절차를 꼭 거치세요.

같은 조항은 관리규약으로 정하는 바에 따라 입주자등에게 회의를 실시간 또는 녹화·녹음 방식으로 중계하거나 방청하게 할 수 있다고도 정합니다.

근거: 공동주택관리법 제14조 제8항

2. 입주민에게 공개해야 하나요

300세대 이상 공동주택의 관리주체는 관리규약으로 정하는 범위·방법·절차에 따라 회의록을 입주자등에게 공개해야 합니다. 300세대 미만 단지는 관리규약에 따라 공개할 수 있습니다.

공개와 별도로, 입주자등이 회의록 열람을 청구하거나 자기 비용으로 복사를 요구하면 관리규약에 따라 응해야 합니다. 공개 대상이 아닌 단지도 개별 열람 요청은 거절하기 어렵다는 뜻입니다.

"어디에, 회의 후 며칠 안에, 어디까지" 공개하는지는 법에 숫자로 나와 있지 않고 단지 관리규약에 정해져 있습니다. 단지 홈페이지, 동별 게시판, 관리사무소 비치 등 관리규약이 정한 곳과 기한을 먼저 확인하세요.

근거: 공동주택관리법 제14조 제9항

3. 지키지 않으면

회의록을 작성·보관하지 않거나, 공개하지 않거나, 열람·복사 요구에 응하지 않으면 500만 원 이하의 과태료 대상이 될 수 있습니다. 공개는 관리주체가 하지만, 임원 확인이 늦어 회의록 확정이 늦어지면 공개도 함께 늦어지므로 임원도 같이 챙겨야 하는 일입니다.

근거: 공동주택관리법 제102조

4. 회의록에 꼭 남길 항목

법에 정해진 서식은 없지만, 나중에 의결이 유효했는지 확인하려면 다음 내용이 있어야 합니다.

1. 회의 일시와 장소, 정기·임시회의 구분
2. 구성원 수(정원과 선출 인원)와 참석자 명단
3. 안건별 제안 내용과 첨부 자료 목록
4. 주요 논의 내용(누가 어떤 의견을 냈는지 요지)
5. 안건별 찬성·반대·기권 수와 결과(가결·부결·보류)
6. 후속 조치 — 담당자와 기한
7. 임원 확인 서명

특히 5번 찬반 수가 빠지면 정족수를 채웠는지 증명할 수 없습니다. 의결 정족수 계산법은 회의 소집과 의결 정족수 안내를 참고하세요.

5. 공개할 때 챙길 점 — 원본과 공개본 나누기

회의록에는 임원 이름, 발언, 때로는 특정 세대나 직원 이야기까지 들어갑니다. 입주민 공개용은 관리규약이 정한 범위 안에서 개인정보가 드러나지 않게 정리하는 것이 좋습니다.

서명이 들어간 원본과 공개본을 따로 보관해 두면 열람 요청에도 바로 응할 수 있고, 외부회계감사 때도 원본을 찾느라 시간을 쓰지 않습니다.

매달 확인할 네 가지

1. 관리규약의 공개 기한·방법 조항을 확인했나
2. 회의록이 기한 안에 임원 확인을 마쳤나
3. 관리규약이 정한 곳(홈페이지·게시판 등)에 올라갔나
4. 공개본에서 세대·연락처 같은 개인정보를 정리했나

관리사무소 노트에서는

회의록 화면에서 참석자와 안건별 찬성·반대·기권 수를 적으면, 서명용 출력본과 입주민 공개용 출력본을 따로 만들 수 있습니다. 지난 회의의 자료와 회의록도 회의별로 모여 있어 열람 요청이나 감사 때 바로 찾을 수 있습니다. 입대의 회의방 화면 보기