입주자대표회의 서면·카톡 결의와 의결 효력이 다퉈지는 경우

1. 회의를 열어 의결하는 구조

회장은 관리규약에 따라 회의를 소집하고, 입주자대표회의는 구성원 과반수의 찬성으로 의결합니다. 회의를 열면 회의록을 작성합니다. 입주자대표회의의 구성·운영 방법은 관리규약 준칙과 관리규약에서 정합니다. 단지 관리규약에 긴급한 경우의 처리 방법이 따로 있는지 먼저 확인하세요.

근거: 공동주택관리법 제14조 제8항, 시행령 제14조 제1항·제4항, 제19조 제1항 제2호

2. 단톡방 찬성이 위험한 이유

• 소집 절차를 거치지 않아 결의 효력을 다투는 근거가 될 수 있습니다.
• 다른 임원의 의견을 듣고 토론할 기회가 없습니다.
• 메시지를 못 본 임원, 답하지 않은 임원을 어떻게 셀지 기준이 없습니다.
• 회의록이 없어 나중에 정족수와 찬반을 증명하기 어렵습니다.

감사 현장에서도 단톡방으로 정한 공사·계약이 나중에 민원이나 무효 다툼으로 이어진 경우를 봅니다.

3. 급할 때는 이렇게

1. 관리규약의 통지 기간을 확인해 임시회의를 빨리 소집합니다.
2. 자료는 미리 휴대폰으로 공유하고, 회의에서는 결정만 합니다.
3. 단톡방은 일정 조율과 자료 공유에만 쓰고, 결정은 회의에서 표결합니다.
4. 이미 단톡방으로 정한 일이 있다면 다음 회의에서 정식 안건으로 다시 의결하고 회의록에 남기는 것을 검토합니다.

4. 전자투표는 입주자등의 의사결정 방법입니다

입주자등은 동별 대표자·임원 선출, 서면동의 등 공동주택 관리와 관련한 의사결정을 전자적 방법으로 할 수 있습니다. 입주자대표회의·관리주체·선거관리위원회는 참여를 늘리기 위해 전자적 방법을 우선 이용하도록 노력해야 합니다.

전자투표 때는 ① 휴대전화 본인인증 등 본인확인기관 방법 ② 전자서명·인증서 ③ 관리규약이 정한 방법 중 하나로 본인을 확인하고, 투표 방법·기간·기술적 사항을 입주자등에게 미리 알려야 합니다.

장기수선계획 수시조정 동의처럼 입주자 동의가 필요한 일에 쓸 수 있지만, 입주자대표회의 자체의 의결을 대신하는 방법은 아닙니다.

근거: 공동주택관리법 제22조 제1항·제2항, 시행령 제22조 제1항·제2항

5. 의결 효력이 다퉈지는 네 가지

의결의 효력은 최종적으로 법원이 판단하지만, 위 네 가지를 회의록에 분명히 남기는 것만으로도 다툼 대부분을 예방할 수 있습니다.

근거: 공동주택관리법 제14조 제5항, 시행령 제14조 제1항·제2항, 제19조 제1항 제5호

관리사무소 노트에서는

회의 소집과 안건 자료를 앱으로 미리 보내고, 회의에서 찬성·반대·기권 수를 입력하면 정족수 충족 여부와 함께 회의록에 남습니다. 단톡방 대신 결정 과정이 기록으로 남는 방식입니다. 입주자대표회의 기능 보기