사용 안내 — 가입부터 첫 입주자대표회의까지

단지가 열리면 관리소장 홈 화면이 나옵니다. 먼저 함께 쓸 사람을 등록합니다. 직원과 입주자대표회의 임원의 이름, 휴대폰 번호, 역할(회장·감사·이사·동대표 등)을 넣으면 됩니다.

등록된 분은 자기 번호로 문자 인증만 하면 바로 들어옵니다. 따로 아이디나 비밀번호를 만들 필요가 없어서, 휴대폰이 익숙하지 않은 임원분도 쉽게 시작합니다.

임원 임기와 운영교육 이수 여부도 함께 적어 두면, 임기 만료나 교육 대상자를 놓치지 않습니다.

회의방에서 후보 날짜를 두세 개 올리면 임원 휴대폰으로 알림이 갑니다. 임원은 날짜마다 ○·✕로 답하고, 관리사무소는 누가 아직 답하지 않았는지 바로 봅니다.

가장 많이 되는 날짜를 앱이 알려 주므로, 단톡방에서 한 분씩 묻거나 전화를 돌리지 않아도 됩니다. 날짜를 확정하면 임원 휴대폰 달력에 저장할 수 있고, 단톡방에 붙여 넣을 안내 문구도 자동으로 만들어집니다.

입주자대표회의는 구성원 과반수의 찬성으로 의결하므로, 결정할 안건이 있는 회의는 과반이 참석할 수 있는 날을 고르는 것이 중요합니다. 자세한 내용은 회의 소집과 의결 정족수 안내를 참고하세요.

관리사무소가 안건마다 설명과 자료(PDF·사진)를 올립니다. 임원은 회의 전에 휴대폰으로 자료를 미리 보고, 궁금한 점은 질문으로 남겨 답을 받습니다.

임원별로 자료를 봤는지 표시되므로, 회의 당일 "자료를 못 봤다"는 이유로 결정이 미뤄지는 일이 줄어듭니다. 종이 자료를 원하는 임원은 따로 표시해 두면 출력할 부수를 앱이 계산해 줍니다.

회계 처리나 계약처럼 회계사 의견이 필요한 안건은 따로 표시해 의견을 받을 수 있습니다.

회의가 끝나면 참석 임원과 안건별 찬성·반대·기권 수, 결과를 적습니다. 이것만으로 회의록 형태가 갖춰지고, 서명용 출력본과 입주민 공개용 출력본을 따로 뽑을 수 있습니다.

"원안 가결"이라고만 적지 않고 찬반 수를 함께 남기는 것이 중요합니다. 나중에 정족수를 채웠는지 확인할 근거가 되고, 외부회계감사에서도 계약과 지출의 근거가 된 의결을 회의록으로 확인합니다.

회의록 작성·보관·공개 의무는 회의록 작성과 공개 안내에 정리해 두었습니다.

가결된 안건은 결정 사항 목록으로 모입니다. 결정마다 담당자와 기한을 정하고, 공고 → 의견 수렴 → 결과 보고처럼 진행 단계를 표시합니다.

기한이 지난 일은 따로 표시되고, 예전 결정은 단어(예: 주차, 도색)로 찾을 수 있습니다. 임원이 바뀌어도 "지난번에 뭘 정했더라"를 회의록 뭉치에서 뒤질 필요가 없습니다.

직원이 지출결의·품의·휴가를 올리면 소장 → 회장 순서로 휴대폰 알림이 가고, 차례가 된 사람이 휴대폰에서 승인하거나 반려합니다.

정한 금액(기본 100만 원)이 넘는 지출은 원본 서류 사진이나 PDF를 꼭 붙이게 되어 있어, 회장님이 서류를 열어 보고 승인합니다. 결재가 끝난 지출결의는 전표철로 바로 옮길 수 있습니다.

경비·청소·승강기 유지보수·화재보험처럼 해마다 다시 맺는 계약을 한곳에 등록하고 계약서 사진이나 PDF를 함께 보관합니다.

계약이 끝나기 90일 전부터 노란색, 30일 전부터 빨간색으로 표시되고 홈 화면에도 알림이 나옵니다. 재계약 안건을 미리 회의에 올릴 수 있고, 목록을 엑셀이나 인쇄용으로 내려받아 회의 자료나 감사 자료에 바로 붙일 수 있습니다.